Các câu hỏi thường gặp về lĩnh vực hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự
Câu 1. Tôi có thể gửi hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự qua đường bưu điện tại bất kỳ bưu điện nào đúng không?
Trả lời:
Ông/ Bà có thể gửi hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự qua đường bưu điện đến Sở Ngoại vụ TPHCM tại bất kỳ bưu điện nào có đặt quầy Dịch vụ hành chính công.
Câu 2. Vì lý do cá nhân tôi không tự đi hợp pháp hóa giấy khai sinh của bản thân được thì có thể ủy quyền cho người thân đi không? Có cần thủ tục gì không?
Trả lời:
Ông/ Bà có thể thực hiện thủ tục đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của người khác mà không cần giấy ủy quyền (Quy định tại khoản 1, điều 6, Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính Phủ về Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự).
Câu 3. Con tôi đã có Giấy khai sinh tại Mỹ, tôi muốn sử dụng Giấy khai sinh này tại Việt Nam cần phải làm gì?
Trả lời:
Ông/ Bà cần liên hệ Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Việt Nam để chứng nhận Giấy khai sinh; sau đó liên hệ Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM để hợp pháp hóa để có thể sử dụng tại các cơ quan có thẩm quyền Việt Nam.
(Theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính Phủ về Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp quy định tại Điều 9 Nghị định này)
Câu 4. Tôi có quốc tịch Trung Quốc (Đài Loan) nhưng bằng cấp của tôi do Úc cấp thì tôi cần hợp pháp hóa ở đâu để xin giấy phép lao động ở VN?
Bằng tốt nghiệp do nước ngoài cấp có cần hợp pháp hóa lãnh sự không? Công ty tôi sử dụng người lao động có bằng tốt nghiệp tại Mỹ. Vậy khi chứng thực bản sao từ bản chính có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?
Trả lời:
Ông/Bà cần liên hệ Đại sứ quán Úc tại Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán Úc tại TPHCM để chứng nhận sau đó liên hệ liên hệ Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM để hợp pháp hóa.
(Căn cứ Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính Phủ về Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự)
Câu 5. Tôi muốn hợp pháp hóa lãnh sự Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn của tôi với chồng nước ngoài người Anh thì cần phải làm gì? Bởi vì tôi muốn chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kết hôn đó để có thể thực hiện việc nhận tài sản chuyển nhượng.
Tôi và chồng ly hôn tại nước ngoài, bây giờ tôi về Việt Nam thì có cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ ly hôn không?
Trả lời:
Theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP, Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn/ly hôn bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự khi muốn thực hiện chứng thực.
"Điều 20. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.".
"Điều 6. Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp:
Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.".
Câu 6. Giấy tờ, tài liệu cho cơ quan nào được chứng nhận lãnh sự theo quy định sau khi đã được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận?
Trả lời:
Việc chứng nhận lãnh sự theo quy định tại khoản 3 Điều này áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức sau đây lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận:
a) Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương;
b) Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;
c) Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;
d) Các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật.
Câu 7. Cơ quan nào của Việt Nam có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa lãnh sự
Trả lời:
Các cơ quan của Việt Nam có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
1) Bộ phận một cửa của Cục lãnh sự – Bộ Ngoai Giao (số 40 Đường Trần Phú, Quận Ba Đình, TP Hà Nội)
2) Sở Ngoại vụ TP Hồ Chí Minh ( Số 6 Alexandre de Rhodes, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh)
3) Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài: Đại sứ quán, Lãnh sự quán.
Câu 8. Hộ chiếu nước ngoài có cần phải được hợp pháp hoá lãnh sự không? Khi làm các hồ sơ như đăng ký kinh doanh, một số trường hợp các cơ quan hành chính yêu cầu phải hợp pháp hoá lãnh sự đối với hộ chiếu của các nhà đầu tư nước ngoài. Theo tôi được biết thì hộ chiếu không bắt buộc phải hợp pháp hoá lãnh sự mà chỉ cần làm thủ tục sao y chứng thực theo quy định. Như vậy có đúng không?
Trả lời:
Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Như vậy, nếu hiểu theo cách thông thường thì hộ chiếu nước ngoài sẽ phải hợp pháp hoá lãnh sự để dược sử dụng tại Việt Nam. Tuy nhiên, theo hướng dẫn của Điều 6 thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp hộ chiếu như sau:
Điều 6. Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp
Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.
Như vậy, theo quy định này việc chứng thực bản sao từ bản chính đối với hộ chiếu không bắt buộc phải hợp pháp hoá lãnh sự. Tuy nhiên, khách hàng cần lưu ý việc này chỉ áp dụng đối với thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính. Một số trường hợp vẫn có thể yêu cầu hợp pháp hoá lãnh sự đối với hộ chiếu tùy từng thủ tục cụ thể mà khách hàng đang thực hiện.
Câu 9. Trong hồ sơ đăng ký công ty TNHH Hai thành viên thì các giấy tờ pháp lý của thành viên là tổ chức nước ngoài có cần hợp pháp hóa lãnh sự?
Trả lời:
Hồ sơ đăng ký công ty TNHH hai thành viên được quy định tại Điều 21 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
Hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách thành viên.
4. Bản sao các giấy tờ sau đây:
a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;
b) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức.
Theo quy định này, đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức trong hồ sơ đăng ký công ty TNHH hai thành viên phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
Trong đó, hợp pháp hóa lãnh sự được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam (khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP).
Câu 10. Cho tôi hỏi bằng cấp đại học của chuyên gia nước ngoài muốn hợp pháp hoá lãnh sự để sử dụng ở nước mình thì không biết giấy tờ hợp pháp hoá đó có thời hạn bao lâu vậy? Có thể dùng bản sao của tài liệu để hợp pháp hóa không?
Trả lời:
Bằng cấp của người nước ngoài để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 111/2011/NĐ-CP ghi nhận hướng dẫn như sau:
Các quy định hiện hành tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2012/TT-BNG thì không có ghi nhận quy định về hiệu lực của các tài liệu, giấy tờ nước ngoài sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận các giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ có yêu cầu thời hạn được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trong một khoảng thời gian nhất định.
Có thể dùng bản sao của tài liệu để hợp pháp hóa không? Theo quy định trên các giấy tờ tài liệu tài liệu phải có chữ ký, con dấu gốc mới được hợp pháp hóa lãnh sự. Căn cứ khoản 3 Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định:
"Điều 15. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài...
Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện...".
Câu 11. Các loại giấy tờ tôi cần mang theo để làm thủ tục chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam?
Trả lời:
Căn cứ Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính Phủ về Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM) bao gồm:
a) 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
1. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao.
2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
3. Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.
Câu 12. Thời hạn giải quyết hồ sơ là bao lâu?
Trả lời: Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
Câu 13. Tôi là người đã thôi quốc tịch Việt Nam thì có quyền yêu cầu cơ quan chức năng Việt Nam cấp bản sao Giấy khai sinh hoặc các giấy tờ hộ tịch khác được không? Những giấy tờ này muốn sử dụng ở nước ngoài nơi tôi đang cư trú thì cần phải làm những thủ tục gì?
Trả lời:
Căn cứ vào Điều 63 Luật Hộ tịch, Điều 40 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch, Điều 6 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, người đã thôi quốc tịch Việt Nam có quyền yêu cầu cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây hoặc Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cấp bản sao Giấy khai sinh (hoặc giấy tờ hộ tịch khác), và tại mục ghi quốc tịch sẽ không ghi quốc tịch Việt Nam. Trong trường hợp bản chính Giấy khai sinh, Sổ đăng ký khai sinh đều bị mất thì được đăng ký lại khai sinh tại Ủy ban Nhân dân cấp huyện có thẩm quyền theo quy định của Điều 41 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP nêu trên. Trong trường hợp thông tin cha/mẹ trong Giấy khai sinh không khớp với Giấy khai tử của họ thì có thể yêu cầu cải chính thông tin trong Giấy khai tử phù hợp với Giấy khai sinh.
Những giấy tờ này muốn sử dụng ở nước ngoài nơi anh/chị đang cư trú thì cần phải được chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, gồm các thủ tục sau:
1. 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Có thể in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).
2. Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
3. Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự (đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận theo quy định tại Điều 11 và Điều 12 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP).
4. 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
5. 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ được gửi qua đường bưu điện và yêu cầu gửi trả hồ sơ qua đường bưu điện).
* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu anh/chị xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.
Câu 14. Các thủ tục chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài như thế nào?
Trả lời:
* Chứng nhận lãnh sự:
1. Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận theo quy định tại Điều 11 hoặc Điều 12 Nghị định này, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.
2. Cơ quan đại diện thực hiện chứng nhận lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam thông báo.
1. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện.
2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.
3. Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.
Câu 15. Trong trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu chữ ký trên văn bản thì cần bao lâu để giải quyết?
Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM) có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.
Câu 16. Các loại giấy tờ nào được miễn hợp pháp hóa - chứng nhận lãnh sự?
Trả lời:
1. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
3. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
4. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Câu 17. Các loại giấy tờ nào không được hợp pháp hóa - chứng nhận lãnh sự?
Trả lời:
Căn cứ Điều 10, chương I, Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:
1. Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
2. Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
3. Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
4. Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
5. Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
Câu 18: Chứng nhận xuất trình là gì?
Căn cứ Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, đối với giấy tờ, tài liệu không thuộc diện được chứng nhận lãnh sự theo thủ tục quy định tại Điều 11 Nghị định này nhưng để tạo điều kiện cho giấy tờ, tài liệu đó được chấp nhận sử dụng ở nước ngoài và theo nguyện vọng của người đề nghị chứng nhận lãnh sự, Bộ Ngoại giao chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó được xuất trình tại Bộ Ngoại giao.
Câu 19. Các loại giấy tờ nào được phép chứng nhận xuất trình tại Bộ Ngoại giao?
Trả lời:
Việc chứng nhận xuất trình được áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu sau:
a) Các giấy tờ, tài liệu có mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh không còn lưu tại cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu có hoặc không thể xác định được;
b) Các giấy tờ, tài liệu do chính quyền cũ cấp trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.
Câu 20: Trình tự, thủ tục chứng nhận xuất trình tại Bộ Ngoại giao?
Căn cứ Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, 1. Người đề nghị chứng nhận xuất trình nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai chứng nhận xuất trình theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận xuất trình, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
Câu 21. Thời hạn giải quyết hồ sơ chứng nhận xuất trình là bao lâu?
Trả lời:
Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.